Kurzbeschreibung

Die öffentliche Verwaltung hat sich das Thema „E-Akte“ zu eigen gemacht: Konferenzen werden abgehalten, es werden Stäbe gebildet und Papiere verfasst. Aber Risiken bleiben. Das Bundesverwaltungsamt spricht von einem hohen Prozentsatz scheiternder Projekte. Dies liege vor allem an der mangelnden Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Diese Erfahrung mussten wir auch in unseren ersten DMS/ECM-Projekten machen. Wir haben daraufhin in Zusammenarbeit mit Verwaltungen ein neues, „agiles“ Vorgehen entwickelt. Seitdem gibt es für uns das Projektrisiko „Widerstand der Mitarbeiter“ fast nicht mehr.

Diese Erfahrungen sind jetzt konsolidiert, und wir können sie der Verwaltungsöffentlichkeit vorstellen. Im Kern geht es darum: Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass die E-Akte ihnen Nutzen bringt. Und sie müssen die Möglichkeit erhalten, die neue Arbeitsumgebung aktiv mitzugestalten. So wird die E-Akte zu ihrem Projekt und nicht zu einem „der IuK“.
Die Projektleitung muss die Mitarbeiter unterstützen, indem sie eine zukunftsweisende Vision der digitalen Akte entwirft. Wir wollen nicht die bisherigen papierbasierten Abläufe in einem anderen „moderneren“ Medium unverändert abbilden. Die E-Akte wird sich grundlegend von der der Papierakte unterscheiden. Die Aktenstruktur orientiert sich nicht mehr am Organigramm („Siloablage“), sondern organisiert sich entlang der Prozesse.

Das Buch stellt die agile Vorgehensweise detailliert dar, von einer Vision der E-Akte und digitale mehrdimensionale Aktenpläne über die Vorstellung eines Musterlastenhefts und eines agilen Vertrags nach EVB-IT bis zur Gestaltung von Abteilungsworkshops beim Roll-out.